Reduktimi i madhësisë së skedarit në Microsoft Excel

Kur punoni në Excel, disa tabela janë mjaft mbresëlënëse në madhësi. Kjo çon në faktin se madhësia e dokumentit rritet, ndonjëherë duke arritur madje edhe një duzinë megabajt ose më shumë. Rritja e peshës së një fletore pune Excel jo vetëm që çon në një rritje të hapësirës që zë në hard disk, por, më e rëndësishmja, në një ngadalësim të shpejtësisë së veprimeve dhe proceseve të ndryshme në të. Ta themi thjesht, kur punoni me një dokument të tillë, Excel fillon të ngadalësohet. Prandaj, çështja e optimizmit dhe zvogëlimit të madhësisë së librave të tillë bëhet e rëndësishme. Le të shohim se si të zvogëlojmë madhësinë e skedarit në Excel.

Procedura e zvogëlimit të madhësisë së librit

Ju duhet të zgjedhni një skedar të tejkaluar në disa drejtime menjëherë. Shumë përdorues nuk janë të vetëdijshëm, por shpesh një libër pune i Excel përmban shumë informacione të panevojshme. Kur një skedar është i vogël, askush nuk i kushton shumë vëmendje, por nëse dokumenti është bërë i rëndë, duhet ta zgjedhni atë sipas të gjithë parametrave të mundshëm.

Metoda 1: zvogëloni gamën e funksionimit

Gama e punës është fusha në të cilën Excel kujton veprimet. Kur rilexoni një dokument, programi rinumëron të gjitha qelizat në hapësirën e punës. Por jo gjithmonë korrespondon me diapazonin në të cilin përdoruesi vërtetë punon. Për shembull, një hapësirë ​​e vendosur aksidentalisht shumë larg tabelës do të zgjerojë madhësinë e diapazonit të punës në elementin ku ndodhet kjo hapësirë. Rezulton se Excel do të përsëriste çdo herë një proces të një grupi qelizash boshe. Le të shohim se si ta rregullojmë këtë problem duke përdorur një shembull të një tabele specifike.

1. Së pari, hidhni një sy në peshën e tij para optimizmit për të krahasuar se çfarë do të jetë pas procedurës. Kjo mund të bëhet duke lëvizur në skedë "File". Shkoni në seksion "Informacion". Në pjesën e djathtë të dritares që hapet, tregohen tiparet kryesore të librit. Pika e parë e pronave është madhësia e dokumentit. Siç mund ta shihni, në rastin tonë është 56.5 kilobajt.



2. Para së gjithash, duhet të zbuloni se sa zona e vërtetë e punës e fletës ndryshon nga ajo që përdoruesi me të vërtetë ka nevojë. Kjo është goxha e thjeshtë. Ne futemi në çdo qelizë të tabelës dhe shkruajmë një kombinim kyç Ctrl + Fund. Excel zhvendos menjëherë në qelizën e fundit, të cilën programi e konsideron elementin përfundimtar të hapësirës së punës. Siç mund ta shihni, në rastin tonë të veçantë, kjo është rreshti 913383. Duke pasur parasysh që tabela në të vërtetë zë vetëm gjashtë rreshtat e parë, mund të themi faktin se linjat 913377 janë, në të vërtetë, një ngarkesë e padobishme, e cila jo vetëm që rrit madhësinë e skedarit, por, sepse rillogaritja e vazhdueshme e të gjithë gamës nga programi kur kryen ndonjë veprim, ngadalëson punën në dokument.

   

   Sigurisht, në realitet, një hendek kaq i madh midis diapazonit aktual të punës dhe atij që Excel merr për të është mjaft i rrallë, dhe kemi marrë një numër kaq të madh të linjave për qartësi. Edhe pse, ndonjëherë ka edhe raste kur zona e punës është e gjithë zona e fletës.

3. Për të zgjidhur këtë problem, ju duhet të fshini të gjitha rreshtat, nga e para bosh deri në fund të fletës. Për ta bërë këtë, zgjidhni qelizën e parë, e cila është menjëherë poshtë tabelës dhe shkruani kombinimin e tastit Ctrl + Shift + Shigjeta poshtë.



4. Siç mund ta shihni, pas kësaj u zgjodhën të gjithë elementët e kolonës së parë, duke filluar nga qeliza e specifikuar deri në fund të tabelës. Pastaj klikoni në përmbajtjen me butonin e djathtë të miut. Në menunë e kontekstit që hapet, zgjidhni "Delete".

   

   Shumë përdorues përpiqen të fshijnë duke klikuar butonin. fshini në tastierë, por nuk është në rregull. Ky veprim pastron përmbajtjen e qelizave, por nuk i fshinë ato vetë. Prandaj, në rastin tonë, nuk do të ndihmojë.

5. Pasi kemi zgjedhur artikullin "Fshi ..." në menunë e kontekstit, hapet një dritare e vogël për fshirjen e qelizave. Ne e vendosëm çelësin në pozitë në të "Line" dhe klikoni në butonin "OK".



6. Të gjitha rreshtat e diapazonit të zgjedhur janë fshirë. Sigurohuni që të r ruani librin duke klikuar në ikonën e disketave në këndin e sipërm të majtë të dritares.



7. Tani le të shohim se si kjo na ndihmoi. Zgjidhni çdo qelizë në tabelë dhe shtypni një shkurtore Ctrl + Fund. Siç mund ta shihni, Excel zgjodhi qelizën e fundit të tabelës, që do të thotë se tani është se është elementi i fundit i hapësirës së punës të fletës.



8. Tani kaloni në seksion "Informacion" tabs "File"për të zbuluar se sa është zvogëluar pesha e dokumentit tonë. Siç mund ta shihni, tani është 32.5 KB. Kujtojmë se para procedurës së optimizimit, madhësia e saj ishte 56.5 Kb. Kështu, ajo u ul me më shumë se 1.7 herë. Por në këtë rast, arritja kryesore nuk është as ulja e peshës së skedarit, por që programi tani çlirohet nga rillogaritja e diapazonit të vërtetë të papërdorur, i cili do të rrisë ndjeshëm shpejtësinë e përpunimit të dokumentit.

Nëse libri ka disa fletë me të cilat punoni, duhet të kryeni një procedurë të ngjashme me secilën prej tyre. Kjo do të zvogëlojë më tej madhësinë e dokumentit.

Metoda 2: Eliminimi i Formatimit

Një faktor tjetër i rëndësishëm që e bën më të vështirë një dokument Excel është formatimi i tepërt. Kjo mund të përfshijë përdorimin e llojeve të ndryshme të shkronjave, kufijve, formateve të numrave, por para së gjithash ka të bëjë me mbushjen e qelizave me ngjyra të ndryshme. Pra, para se të formatoni shtesë skedarin, duhet të mendoni dy herë nëse ia vlen patjetër nëse ia vlen ose nëse lehtë mund të bëni pa këtë procedurë.

Kjo është veçanërisht e vërtetë për librat që përmbajnë një sasi të madhe informacionesh, të cilat në vetvete kanë tashmë një madhësi të konsiderueshme. Shtimi i formatimit në një libër mund të rrisë peshën e tij madje disa herë. Prandaj, duhet të zgjidhni një terren të mesëm midis dukshmërisë së paraqitjes së informacionit në dokument dhe madhësisë së skedarit, të aplikoni formatimin vetëm atje ku është me të vërtetë e nevojshme.

Një faktor tjetër i lidhur me formatimin e peshimit është se disa përdorues preferojnë të mbushen qelizat. Kjo do të thotë, ata formatojnë jo vetëm tabelën vetë, por edhe gamën që është nën të, ndonjëherë edhe deri në fund të fletës, me shpresën që kur të shtohen rreshta të rinj në tabelë, nuk do të jetë e nevojshme t'i formatizoni ato çdo herë.

Por nuk dihet saktësisht se kur do të shtohen linjat e reja dhe sa do të shtohen, dhe me një formatim të tillë paraprak do ta bëni skedarin tani më të rëndë, gjë që gjithashtu do të ndikojë negativisht në shpejtësinë e punës me këtë dokument. Prandaj, nëse keni aplikuar formatimin në qelizat boshe që nuk përfshihen në tabelë, atëherë duhet të hiqet.

1. Para së gjithash, ju duhet të zgjidhni të gjitha qelizat që ndodhen nën varg me të dhënat. Për ta bërë këtë, klikoni në numrin e rreshtit të parë bosh në panelin koordinativ vertikal. E gjithë linja është e theksuar. Pas kësaj, ne përdorim kombinimin tashmë të njohur të hotkey Ctrl + Shift + Shigjeta poshtë.



2. Pas kësaj, do të theksohet i gjithë rangu i rreshtave nën pjesën e tabelës së mbushur me të dhëna. Duke qenë në skedë "Home" klikoni në ikonën "Clear"vendosur në shiritin në kutinë e veglave "Editing". Hapet një menu e vogël. Zgjidhni një pozicion në të "Format e qarta".



3. Pas këtij veprimi, formatimi do të fshihet në të gjitha qelizat e diapazonit të zgjedhur.



4. Në të njëjtën mënyrë, mund të hiqni formatimin e panevojshëm në vetë tabelën. Për ta bërë këtë, zgjidhni qelizat individuale ose një gamë në të cilën ne konsiderojmë se formatimi është minimalisht i dobishëm, klikoni në butonin "Clear" në shirit dhe nga lista, zgjidhni "Format e qarta".



5. Siç mund ta shihni, formatimi në gamën e zgjedhur të tabelës është hequr plotësisht.



6. Pas kësaj, kthehemi në këtë varg disa elementë formatimi që i konsiderojmë të përshtatshëm: kufijtë, formatet e numrave, etj.

Hapat e mësipërm do të ndihmojnë në zvogëlimin e ndjeshëm të madhësisë së librit të punës në Excel dhe përshpejtimin e punës në të. Por është më mirë që fillimisht të përdorni formatimin vetëm aty ku është vërtet e përshtatshme dhe e domosdoshme sesa të shpenzoni kohë më vonë në optimizimin e dokumentit.

Mësimi: Formatimi i tabelave në Excel

Metoda 3: fshini lidhjet

Disa dokumente kanë një numër shumë të madh lidhjesh nga ku tërhiqen vlerat. Kjo gjithashtu mund të ngadalësojë seriozisht shpejtësinë e punës në to. Lidhjet e jashtme me librat e tjerë janë veçanërisht me ndikim në këtë shfaqje, megjithëse lidhjet e brendshme gjithashtu ndikojnë negativisht në performancën. Nëse burimi nga ku lidhja merr informacionin nuk azhurnohet vazhdimisht, domethënë ka kuptim të zëvendësoni adresat e lidhjeve në qeliza me vlera të zakonshme. Kjo mund të rrisë shpejtësinë e punës me një dokument. Ju mund të shihni nëse lidhja ose vlera është në një qelizë specifike në shiritin e formulës pas zgjedhjes së elementit.

1. Zgjidhni zonën në të cilën lidhjet janë të përmbajtura. Duke qenë në skedë "Home"klikoni në butonin "Copy" e cila ndodhet në shirit në grupin e cilësimeve "Clipboard".

   

   Përndryshe, pasi të nënvizoni një gamë, mund të përdorni një kombinim të tastit kryesor Ctrl + C

2. Pasi të kopjohen të dhënat, ne nuk heqim zgjedhjen nga zona, por klikojmë mbi të me butonin e djathtë të miut. Menyja e kontekstit është nisur. Në të në bllok Fut opsione duhet të klikoni në ikonën "Vlerat". Ajo ka formën e një ikonë me numrat e treguar.



3. Pas kësaj, të gjitha lidhjet në zonën e zgjedhur do të zëvendësohen me vlera statistikore.

Por mbani në mend se kjo mundësi për optimizimin e librit të punës nuk është gjithmonë e pranueshme. Mund të përdoret vetëm kur të dhënat nga burimi origjinal nuk janë dinamike, domethënë ato nuk do të ndryshojnë me kohën.

Metoda 4: ndryshimet në format

Një mënyrë tjetër për të ulur ndjeshëm madhësinë e skedarit është ndryshimi i formatit të tij. Kjo metodë ndoshta ndihmon më shumë se kushdo tjetër për të kompresuar librin, megjithëse opsionet e mësipërme gjithashtu duhet të përdoren në kombinim.

Në Excel ka disa formate skedarësh "amtare" - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Formati xls ishte një zgjatje themelore për versionet e programit Excel 2003 dhe më herët. Tashmë është vjetëruar, por megjithatë, shumë përdorues vazhdojnë ta zbatojnë atë. Përveç kësaj, ka raste kur duhet të ktheheni në punën me skedarët e vjetër që u krijuan shumë vite më parë, kur nuk kishte formate moderne. Për të mos përmendur faktin se shumë programe të palëve të treta që nuk dinë të përpunojnë versionet e mëvonshme të dokumenteve Excel, punojnë me libra me këtë shtesë.

Duhet të theksohet se një libër me shtrirjen xls është shumë më i madh se ai analog modern i formatit xlsx, të cilin Excel aktualisht e përdor si kryesor. Para së gjithash, kjo është për shkak të faktit se skedarët xlsx, në të vërtetë, janë arkiva të ngjeshura. Prandaj, nëse përdorni shtesën xls, por dëshironi të zvogëloni peshën e librit, mund ta bëni këtë thjesht duke e r kursyer atë në format xlsx.

1. Për të kthyer një dokument nga formati xls në formatin xlsx, shkoni te skedari "File".



2. Në dritaren që hapet, menjëherë kushtojini vëmendje seksionit "Informacion", ku tregohet se dokumenti aktualisht peshon 40 Kbytes. Tjetra, klikoni mbi emrin "Ruaj si ...".



3. Hapet dritarja e ruajtjes. Nëse dëshironi, mund të kaloni në një drejtori të re në të, por për shumicën e përdoruesve është më i përshtatshëm të ruani dokumentin e ri në të njëjtin vend me burimin. Emri i librit, nëse dëshirohet, mund të ndryshohet në fushën "Emri i skedarit", megjithëse nuk është e nevojshme. Më e rëndësishmja në këtë procedurë është vendosja në terren Lloji i skedarit kuptimi "Libri i punës në Excel (.xlsx)". Pas kësaj, mund të shtypni butonin "OK" në fund të dritares.



4. Pasi të bëhet kursimi, le të shkojmë te seksioni "Informacion" tabs "File"për të parë se sa është ulur pesha. Siç mund ta shihni, tani është 13.5 KB përkundrejt 40 KB para procedurës së konvertimit. Kjo do të thotë, thjesht duke e ruajtur atë në një format modern e bëri të mundur kompresimin e librit pothuajse tre herë.

Përveç kësaj, në Excel ka një tjetër format modern xlsb ose libër binar. Në të, dokumenti ruhet në kodimin binar. Këto skedarë peshojnë edhe më pak se librat në format xlsx. Për më tepër, gjuha në të cilën janë shkruar është më e afërt me Excel. Prandaj, funksionon me libra të tillë më shpejt sesa me çdo zgjatje tjetër. Në të njëjtën kohë, libri i formatit të specifikuar për sa i përket funksionalitetit dhe mundësive të përdorimit të mjeteve të ndryshme (formatimi, funksionet, grafikët, etj.) Nuk është në asnjë mënyrë inferior ndaj formatit xlsx dhe tejkalon formatin xls.

Arsyeja kryesore pse xlsb nuk u bë format e paracaktuar në Excel është se programet e palëve të treta vështirë se mund të punojnë me të. Për shembull, nëse keni nevojë të eksportoni informacione nga Excel në 1C, kjo mund të bëhet me dokumente xlsx ose xls, por jo me xlsb. Por, nëse nuk planifikoni të transferoni të dhëna në ndonjë program të palëve të treta, atëherë mund të ruani në mënyrë të sigurt dokumentin në formatin xlsb. Kjo do t'ju lejojë të zvogëloni madhësinë e dokumentit dhe të rritni shpejtësinë e punës në të.

Procedura për ruajtjen e skedarit në shtesën xlsb është e ngjashme me atë që kemi bërë për shtrirjen xlsx. Në skedë "File" klikoni në artikull "Ruaj si ...". Në dritaren e ruajtur që hapet, në fushë Lloji i skedarit duhet të zgjidhni një mundësi "Libri i punës binar i Excel (* .xlsb)". Pastaj klikoni në butonin "Save".

Ne e shikojmë peshën e dokumentit në seksion "Informacion". Siç mund ta shihni, ajo është ulur edhe më shumë dhe tani është vetëm 11.6 KB.

Duke përmbledhur rezultatet e përgjithshme, mund të themi se nëse punoni me një skedar në format xls, atëherë mënyra më efektive për të zvogëluar madhësinë e saj është ruajtja e tij në formate moderne xlsx ose xlsb. Nëse tashmë përdorni të dhënat e zgjerimit të skedarit, atëherë për të zvogëluar peshën e tyre, duhet të konfiguroni saktë hapësirën e punës, të hiqni formatimin e tepërt dhe lidhjet e panevojshme. Do të merrni kthimin më të madh nëse i kryeni të gjitha këto veprime në një kompleks dhe nuk e kufizoni veten në vetëm një opsion.