Konvertimi i të dhënave nga Microsoft Excel në format DBF

DBF është një format popullor për ruajtjen dhe shkëmbimin e të dhënave ndërmjet programeve të ndryshme, dhe kryesisht midis aplikacioneve që shërbejnë bazat e të dhënave dhe spreadsheets. Edhe pse është vjetëruar, ajo vazhdon të jetë në kërkesë në fusha të ndryshme. Për shembull, programet e kontabilitetit vazhdojnë të punojnë në mënyrë aktive me të, dhe organet rregullatore dhe shtetërore pranojnë një pjesë të konsiderueshme të raporteve në këtë format.

Por, për fat të keq, Excel, duke filluar me versionin e Excel 2007, ka ndaluar mbështetjen e plotë për këtë format. Tani në këtë program ju mund të shihni vetëm përmbajtjen e skedarit DBF, dhe ruajtja e të dhënave me shtesën e specifikuar duke përdorur mjetet e integruara të aplikacionit do të dështojë. Për fat të mirë, ka mundësi të tjera për konvertimin e të dhënave nga Excel në formatin që na nevojiten. Konsideroni sesi mund të bëhet kjo.

Ruajtja e të dhënave në formatin DBF

Në Excel 2003 dhe në versionet e mëparshme të këtij programi, ishte e mundur të ruheshin të dhënat në format DBF (dBase) në një mënyrë standarde. Për ta bërë këtë, klikoni në artikull "File" në menunë horizontale të aplikacionit, dhe pastaj në listën që hapet, zgjidhni pozicionin "Ruaj si ...". Në dritaren e ruajtjes që filloi, kërkohej që të zgjidhni emrin dhe formatin e kërkuar nga lista dhe të klikoni në butonin "Save".

Por, për fat të keq, duke filluar me versionin e Excel 2007, zhvilluesit e Microsoft konsideruan dBase të vjetëruara, dhe formatet moderne të Excel janë shumë të ndërlikuara për të shpenzuar kohë dhe para për të siguruar përputhshmëri të plotë. Prandaj, Excel mbeti në gjendje të lexojë skedarët DBF, por mbështetja për ruajtjen e të dhënave në këtë format me mjetet e integruara të softuerit u ndërpre. Sidoqoftë, ka disa mënyra për të kthyer të dhënat e ruajtura në Excel në DBF duke përdorur shtesa dhe programe të tjera.

Metoda 1: Pako e Konvertuesve të WhiteTown

Ekzistojnë një numër programesh që ju lejojnë të konvertoni të dhënat nga Excel në DBF. Një nga mënyrat më të lehta për të kthyer të dhënat nga Excel në DBF është të përdorni një paketë të shërbimeve për të kthyer objektet me shtesat e ndryshme të WhiteTown Converters Pack.

Shkarkoni Pack Converters WhiteTown

Megjithëse procedura e instalimit për këtë program është e thjeshtë dhe intuitive, megjithatë ne do të ndalemi në të në detaje, duke theksuar disa nuanca.

1. Pasi të shkarkoni dhe drejtoni instaluesin, dritarja menjëherë hapet Magjistarët e instalimitnë të cilën propozohet të zgjidhni një gjuhë për procedurën e mëtejshme të instalimit. Si parazgjedhje, gjuha që është e instaluar në shembullin tuaj të Windows duhet të shfaqet atje, por mund ta ndryshoni nëse dëshironi. Ne nuk do ta bëjmë këtë dhe thjesht klikoni në butonin "OK".



2. Tjetra, lëshohet një dritare në të cilën tregohet vendi në diskun e sistemit ku do të instalohet ndërmarrja. Ky është dosja e paracaktuar. "Skedarët e programit" në disk "C". Shtë më mirë të mos ndryshoni asgjë ose të shtypni butonin "Next".



3. Pastaj hapet një dritare në të cilën mund të zgjidhni saktësisht cilat udhëzime të konvertimit dëshironi të keni. Si parazgjedhje, të gjithë përbërësit e mundshëm të konvertimit janë zgjedhur. Por, ndoshta, disa përdorues nuk do të duan t'i instalojnë të gjitha, pasi çdo mjet merr hapësirë ​​në hard disk. Në çdo rast, është e rëndësishme për ne që të ketë një shenjë kontrolluese pranë sendit "XLS (Excel) në DBF Converter". Përdoruesi mund të zgjedhë instalimin e përbërësve të mbetur të paketës së shërbimeve sipas gjykimit të tij. Pasi të keni kryer vendosjen, mos harroni të klikoni në butonin "Next".



4. Pas kësaj, hapet një dritare në të cilën shtohet një shkurtore në dosje "Start". Si parazgjedhje, shkurtore quhet "WhiteTown", por nëse dëshironi, ju mund të ndryshoni emrin e tij. Klikoni në butonin "Next".



5. Pastaj lëshohet një dritare duke pyetur nëse do të krijojë një shkurtore në desktop. Nëse dëshironi që ajo të shtohet, atëherë lini një shënim tjetër pranë parametrit përkatës, nëse nuk dëshironi të, zgjidhni zgjidhjen e tij. Pastaj, si gjithmonë, shtypni butonin "Next".



6. Pas kësaj, hapet një dritare tjetër. Ai tregon opsionet themelore të instalimit. Nëse përdoruesi nuk është i kënaqur me diçka, dhe ai dëshiron të redaktojë parametrat, atëherë shtypni butonin "Back". Nëse gjithçka është në rregull, atëherë klikoni në butonin "Install".



7. Procedura e instalimit fillon, përparimi i së cilës do të shfaqet nga një tregues dinamik.



8. Pastaj hapet një mesazh informues në anglisht, në të cilin shprehet mirënjohje për instalimin e kësaj pakete. Klikoni në butonin "Next".



9. Në dritaren e fundit Magjistarët e instalimit është raportuar se WhiteTown Converters Pack është instaluar me sukses. Mund të klikojmë vetëm në buton "Finish".



10. Pas kësaj, një dosje e quajtur "WhiteTown". Ai përmban shkurtore të shërbimeve për zona specifike të konvertimit. Hapni këtë dosje. Ne jemi përballur me një numër të madh shërbimesh të përfshira në paketën WhiteTown në fusha të ndryshme të konvertimit. Në të njëjtën kohë, secila drejtim ka një mjet të veçantë për sistemet e funksionimit Windows 32-bit dhe 64-bit. Hapni aplikacionin me emrin "XLS në DBF Converter"që korrespondon me thellësinë e bit të sistemit tuaj operativ.



11. Fillon programi XLS to DBF Converter. Siç mund ta shihni, ndërfaqja është anglishtfolëse, por, megjithatë, është intuitiv.

    Skeda hapet menjëherë "Input" ("Hyrja"). Ajo ka për qëllim të tregojë objektin që do të konvertohet. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin "Shto" ("Shto").



12. Pas kësaj, hapet dritarja standarde për shtimin e një objekti. Në të, ju duhet të shkoni në drejtorinë ku Libri i punës i Excel-it që na nevojitet është i vendosur me shtesa xls ose xlsx. Pasi të gjendet objekti, zgjidhni emrin e tij dhe klikoni në butonin "Open".



13. Siç mund ta shihni, pas kësaj shtegu drejt objektit u shfaq në skedë "Input". Klikoni në butonin "Next" ("Next").



14. Pas kësaj, ne automatikisht kalojmë në skedën e dytë "Output" ("Përfundim"). Këtu ju duhet të specifikoni se në cilin drejtori do të shfaqet objekti i përfunduar me shtrirjen DBF. Në mënyrë që të zgjidhni dosjen e ruajtur për skedarin e përfunduar DBF, klikoni në butonin "Shfleto ..." ("View"). Hapet një listë e vogël me dy artikuj. "Zgjidh skedarin" ("Zgjidh skedarin") dhe "Zgjidhni Dosjen" ("Zgjidh dosjen"). Në fakt, këto artikuj nënkuptojnë vetëm zgjedhjen e një lloji tjetër të dritares së lundrimit për të specifikuar një dosje ruaj. Ne bëjmë një zgjedhje.



15. Në rastin e parë, do të jetë një dritare normale "Ruaj si ...". Do të shfaq të dy dosjet dhe objektet ekzistuese dBase. Shkoni te direktoria ku duam të ruajmë. Më tej në fushë "Emri i skedarit" tregoni emrin nën të cilin duam që objekti të renditet pas shndërrimit. Pas kësaj, klikoni në butonin "Save".

    

    Nëse zgjidhni "Zgjidhni Dosjen", do të hapet një dritare e thjeshtuar e zgjedhjes së drejtorive. Vetëm dosje do të shfaqen në të. Zgjidhni dosjen për të ruajtur dhe klikoni në butonin "OK".



16. Siç mund ta shihni, pas ndonjë prej këtyre veprimeve, shtegu drejt dosjes për të ruajtur objektin do të shfaqet në skedë "Output". Për të shkuar në skedën tjetër, klikoni në butonin. "Next" ("Next").



17. Në skedën e fundit "Options" ("Parametrat") shumë cilësime, por ne jemi më të interesuar "Lloji i fushave të memorandumit" ("Lloji i fushës së memorandumit"). Ne klikojmë në fushën në të cilën është cilësimi i paracaktuar "Auto" ("Auto"). Hapet një listë e llojeve dBase për të ruajtur objektin. Ky parametër është shumë i rëndësishëm, pasi jo të gjithë programet që punojnë me dBase mund të trajtojnë të gjitha llojet e objekteve me këtë zgjatje. Prandaj, duhet të dini paraprakisht se çfarë lloji të zgjidhni. Ka gjashtë lloje të ndryshme për të zgjedhur:
    • BAZA III;
    • FoxPro;
    • BAZA IV;
    • Foxpro vizuale;
    • > SMT;
    • dBASE Niveli 7.

    Ne bëjmë zgjedhjen e llojit që është i nevojshëm për përdorim në një program të veçantë.



18. Pasi të keni bërë zgjedhjen, mund të vazhdoni në procedurën e konvertimit të drejtpërdrejtë. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin "Start" ("Start").



19. Procedura e konvertimit fillon. Nëse libri Excel përmban disa fletë të dhënash, do të krijohet një skedar i veçantë DBF për secilën prej tyre. Një tregues i përparimit të gjelbër do të tregojë përfundimin e procesit të konvertimit. Pasi ai të arrijë në fund të fushës, klikoni në butonin "Finish" ("Finish").

Dokumenti i përfunduar do të vendoset në drejtorinë e treguar në skedë "Output".

E vetmja pengesë e rëndësishme e paketës së shërbimeve WhiteTown Converters Pack është se do të jetë e mundur të kryheni vetëm 30 procedura të konvertimit falas, dhe atëherë do të duhet të blini një licencë.

Metoda 2: Shtesa XlsToDBF

Ju mund t'i ktheni librat Excel në dBase direkt përmes ndërfaqes së aplikacionit duke instaluar shtesa të palëve të treta. Një nga më të mirat dhe më të përshtatshmet prej tyre është shtesa XlsToDBF. Konsideroni algoritmin për aplikimin e tij.

Shkarkoni Shtesën XlsToDBF

1. Pas shkarkimit të arkivit XlsToDBF.7z me shtesën, ne shpaketojmë prej tij një objekt të quajtur XlsToDBF.xla. Meqenëse arkivi ka shtrirjen 7z, paketimi mund të bëhet ose me programin standard për këtë zgjatje 7-Zip, ose me ndihmën e ndonjë arkivi tjetër që mbështet punën për të.

Shkarkoni 7-Zip falas



2. Pas kësaj, ekzekutoni programin Excel dhe shkoni te skedari "File". Tjetra kalojmë në seksion "Parametrat" përmes menusë në anën e majtë të dritares.



3. Në dritaren që hapet, klikoni në artikull "Shtesa". Ne lëvizim në anën e djathtë të dritares. Në fund është një fushë "Menaxhimi". Rregullojmë ndërprerësin në të Shtesa të Excel dhe klikoni në butonin "Shko ...".



4. Hapet një dritare e vogël për administrimin e shtesave. Klikoni në butonin në të "Shqyrtimi ...".



5. Fillon dritarja për hapjen e objektit. Duhet të shkojmë te drejtoria ku ndodhet arkivi i pakualifikuar XlsToDBF. Ne hyjmë në dosje me të njëjtin emër dhe zgjedhim objektin me emrin "XlsToDBF.xla". Pas kësaj, klikoni në butonin "OK".



6. Pastaj kthehemi në dritaren e menaxhimit të shtesave. Siç mund ta shihni, emri u shfaq në listë "Xls -> dbf". Kjo është shtesa jonë. Një shënoni duhet të jetë afër tij. Nëse nuk ka shenjë kontrolli, atëherë vendoseni, dhe pastaj klikoni në butonin "OK".



7. Pra, shtesa është instaluar. Tani hapni dokumentin Excel, të dhënat nga të cilat duhet të konvertoheni në dBase, ose thjesht shkruani ato në një fletë nëse dokumenti nuk është krijuar akoma.



8. Tani do të na duhet të bëjmë disa manipulime me të dhënat, në mënyrë që t'i përgatisim ato për konvertim. Para së gjithash, shtoni dy rreshta mbi kokën e tryezës. Ata duhet të jenë të parët në fletë dhe të kenë emra në panelin koordinativ vertikal "1" dhe "2".

   Në qelizën e sipërme të majtë, shkruani emrin që ne duam t'i caktojmë në skedarin e krijuar DBF. Përbëhet nga dy pjesë: vetë emri dhe shtrirja. Lejohen vetëm karakteret latine. Një shembull i një emri të tillë është "UCHASTOK.DBF".



9. Në qelizën e parë në të djathtë të emrit ju duhet të specifikoni kodimin. Ekzistojnë dy mundësi për kodimin duke përdorur këtë shtesë: CP866 dhe CP1251. Nëse qelizë B2 bosh ose ndonjë vlerë tjetër përveç "CP866", atëherë kodimi do të aplikohet si parazgjedhje CP1251. Vendosim kodimin që ne e konsiderojmë të domosdoshëm ose e lëmë fushën bosh.



10. Tjetra, shkoni në rreshtin tjetër. Fakti është se në strukturën dBase, secila kolonë, e quajtur një fushë, ka llojin e vet të të dhënave. Ka emërtime të tilla:
    • N (Numerike) - numerike;
    • L (Logjike) - logjike;
    • D (Data) - data;
    • C (Karakteri) - varg.

    Gjithashtu në varg (Cnnn) dhe lloji i numrit (NNN) pas emrit në formën e një shkronje, duhet të tregohet numri maksimal i karaktereve në fushë. Nëse shifrat dhjetore përdoren në llojin numerik, numri i tyre duhet të tregohet edhe pas pikës (Nnn.n).

    Ekzistojnë lloje të tjera të të dhënave në format dBase (Memo, e Përgjithshme, etj.), Por kjo shtesë nuk di se si të punojë me ta. Sidoqoftë, Excel 2003 nuk dinte të punonte me ta, kur akoma mbështeti konvertimin në DBF.

    Në rastin tonë të veçantë, fusha e parë do të jetë një gjerësi e vargut prej 100 karaktereve (C100), dhe fushat e mbetura do të jenë numerike 10 karaktere (N10).



11. Rreshti tjetër përmban emrat e fushës. Por fakti është se ato gjithashtu duhet të futen në gjuhën latine, dhe jo në cirilik, siç kemi. Gjithashtu, hapësirat nuk lejohen në emër të fushës. Riemërtojini ato sipas këtyre rregullave.



12. Pas kësaj, përgatitja e të dhënave mund të konsiderohet e përfunduar. Zgjidhni të gjithë gamën e tabelës në fletë me kursorin ndërsa mban butonin e majtë të miut. Pastaj shkoni në skedë "Developer". Si parazgjedhje, është i paaftë, kështu që para manipulimeve të mëtejshme ju duhet ta aktivizoni atë dhe të aktivizoni makrot. Më tej në shiritin në bllokun e cilësimeve "Kodi" klikoni në ikonën "Macros".

    Mund ta bëni pak më të lehtë duke shtypur një kombinim të çelësave të nxehtë Alt + F8.



13. Fillon dritarja makro. Në fushë Emri makro shkruani emrin e shtesës sonë "XlsToDBF" pa thonjëza. Regjistri nuk është i rëndësishëm. Klikoni tjetër në butonin "Run".



14. Një makro në sfond po përpunon. Pas kësaj, në të njëjtin dosje ku ndodhet skedari i burimit Excel, do të formohet një objekt me shtrirje DBF me emrin që ishte specifikuar në qelizë A1.

Siç mund ta shihni, kjo metodë është shumë më e komplikuar se ajo e mëparshmja. Për më tepër, është shumë e kufizuar në numrin e llojeve të fushave të përdorura dhe llojet e objekteve të krijuara me shtrirjen DBF. Një pengesë tjetër është që drejtoria e krijimit të objektit dBase mund të caktohet vetëm para procedurës së konvertimit, duke lëvizur drejtpërdrejt skedarin e burimit Excel në dosjen e destinacionit. Ndër avantazhet e kësaj metode, mund të theksohet se, ndryshe nga versioni i mëparshëm, ai është absolutisht falas dhe pothuajse të gjitha manipulimet kryhen direkt përmes ndërfaqes Excel.

Metoda 3: Qasja në Microsoft

Edhe pse versionet më të reja të Excel nuk kanë një mënyrë të integruar për të ruajtur të dhënat në formatin DBF, megjithatë, opsioni duke përdorur aplikacionin Microsoft Access erdhi më i afërti për ta quajtur atë standard. Fakti është se ky program lëshohet nga i njëjti prodhues si Excel, dhe është përfshirë gjithashtu në suitë të Microsoft Office. Përveç kësaj, ky është opsioni më i sigurt, pasi nuk do të keni nevojë të rrëmuheni me softuer të palëve të treta. Microsoft Access është krijuar posaçërisht për të punuar me bazën e të dhënave.

Shkarkoni Microsoft Access

1. Pasi të jenë futur të gjitha të dhënat e nevojshme për fletën e punës në Excel, për t'i kthyer ato në format DBF, së pari duhet të ruani në një nga formatet e Excel. Për ta bërë këtë, klikoni në ikonën në formën e një disketi në këndin e sipërm të majtë të dritares së programit.



2. Hapet dritarja e ruajtjes. Shkoni në direktorinë ku duam që skedari të ruhet. Fromshtë nga kjo dosje që do të duhet ta hapni atë më vonë në Microsoft Access. Formati i librit mund të lihet nga xlsx i paracaktuar, ose mund të ndryshoni në xls. Në këtë rast, kjo nuk është kritike, pasi ne ende ruajmë skedarin vetëm për ta kthyer atë në DBF. Pasi të keni përfunduar të gjitha cilësimet, klikoni në butonin "Save" dhe mbyll dritaren Excel.



3. Ne lansojmë programin Microsoft Access. Shko te skeda "File"nëse u hap në një skedë tjetër. Klikoni në artikullin e menusë "Open"e vendosur në anën e majtë të dritares.



4. Fillon dritarja e hapur e skedarit. Ne shkojmë në drejtorinë ku kemi ruajtur skedarin në një nga formatet Excel. Kështu që të shfaqet në dritare, ktheni kaloni në formatin e skedarit "Libri i punës në Excel (* .xlsx)" ose "Microsoft Excel (* .xls)", në varësi të cilit prej tyre u ruajt libri. Pasi të shfaqet emri i skedarit që na nevojitet, zgjidhni atë dhe klikoni në butonin "Open".



5. Hapet dritarja Lidhje me spreadsheet. Kjo ju lejon të transferoni saktë të dhënat nga një skedar Excel në Microsoft Access. Duhet të zgjedhim fletën Excel nga e cila do të importojmë të dhëna. Fakti është që edhe nëse skedari Excel përmbante informacione në disa fletë, mund ta importoni në Access vetëm veç e veç dhe, në përputhje me rrethanat, pastaj ta ktheni në skedarë të veçantë DBF.

   Shtë gjithashtu e mundur të importohen informacione për rangje individuale në çarçafë. Por në rastin tonë, kjo nuk është e nevojshme. Vendosni kaloni në pozicion "Sheets", dhe pastaj zgjidhni fletën nga ku do të marrim të dhënat.Korrektësia e ekranit të informacionit mund të shihet në fund të dritares. Nëse gjithçka kënaq, klikoni në butonin "Next".



6. Në dritaren tjetër, nëse tryeza juaj përmban headers, kontrolloni kutinë pranë "Rreshti i parë përmban titujt e kolonave". Pastaj klikoni në butonin "Next".



7. Në dritaren e re për t'u lidhur me spreadsheet, mund të ndryshoni opsionalisht emrin e artikullit të lidhur. Pastaj klikoni në butonin "Done".



8. Pas kësaj, do të hapet një kuti dialogu në të cilën do të ketë një mesazh që thotë se lidhja e tabelës me skedarin Excel është përfunduar. Klikoni në butonin "OK".



9. Emri i tabelës që i kemi caktuar në dritaren e fundit do të shfaqet në anën e majtë të ndërfaqes së programit. Klikoni dy herë mbi të me butonin e majtë të miut.



10. Pas kësaj, tabela do të shfaqet në dritare. Kaloni në skedë "Të dhëna të jashtme".



11. Në shiritin në kutinë e veglave "Eksport" klikoni në mbishkrim "Advanced". Në listën që hapet, zgjidhni "Skedari DBase".
12. Hapet eksporti në dritaren e formatit DBF. Në fushë "Emri i skedarit" Ju mund të specifikoni vendndodhjen e skedarit dhe emrin e tij, nëse ato që specifikohen nga parazgjedhja nuk ju përshtaten për ndonjë arsye.

    Në fushë "Formati i skedarit" zgjidhni një nga tre llojet e formatit DBF:

    • BAZA III (si parazgjedhje);
    • BAZA IV;
    • BAZA 5.

    Duhet të theksohet se sa më moderne të jetë formati (aq më i lartë është numri serial), aq më shumë mundësi ka për përpunimin e të dhënave në të. Kjo është, ka më shumë të ngjarë që të gjitha të dhënat në tabelë të ruhen në një skedar. Por në të njëjtën kohë, ka më pak të ngjarë që programi ku keni ndërmend të importoni skedarin DBF në të ardhmen, të jetë në përputhje me këtë lloj.

    Pasi të jenë vendosur të gjitha cilësimet, klikoni në butonin "OK".

13. Nëse pas kësaj shfaqet një mesazh gabimi, atëherë përpiquni të eksportoni të dhënat duke përdorur një lloj tjetër të formatit DBF. Nëse gjithçka shkoi mirë, shfaqet një dritare që informon se eksporti ishte i suksesshëm. Klikoni në butonin "Close".

Skedari i krijuar dBase do të vendoset në direktorinë e specifikuar në dritaren e eksportit. Më tej me të ju mund të bëni ndonjë manipulim, përfshirë importimin e tij në programe të tjera.

Siç mund ta shihni, përkundër faktit se versionet moderne të Excel nuk kanë aftësinë të ruajnë skedarët në format DBF me mjete të integruara, megjithatë, kjo procedurë mund të kryhet duke përdorur programe dhe shtesa të tjera. Duhet të theksohet se mënyra më funksionale e konvertimit është përdorimi i shërbimeve të WhiteTown Converters Pack. Por, për fat të keq, numri i konvertimeve falas në të është i kufizuar. Shtesa XlsToDBF ju lejon të konvertoni absolutisht falas, por procedura është shumë më e komplikuar. Për më tepër, funksionaliteti i këtij opsioni është shumë i kufizuar.

Mesatarja e Artë është një metodë që përdor Qasjen. Ashtu si Excel, ky është një zhvillim i Microsoft-it, dhe për këtë arsye nuk mund ta quani atë një aplikim të palëve të treta. Për më tepër, kjo mundësi ju lejon të konvertoni një skedar Excel në disa lloje të formatit dBase. Edhe pse Accessi është akoma inferior ndaj WhiteTown në këtë tregues.