Paketa Microsoft Office ka një program të veçantë për krijimin e një baze të dhënash dhe për të punuar me ta - Qasja. Sidoqoftë, shumë përdorues preferojnë të përdorin një aplikacion më të njohur për këto qëllime - Excel. Duhet të theksohet se ky program ka të gjitha mjetet për krijimin e një baze të të dhënave të plotë (DB). Le të zbulojmë se si ta bëjmë këtë.
Procesi i krijimit
Baza e të dhënave Excel është një grup i strukturuar informacioni i shpërndarë nëpër kolonat dhe rreshtat e një fletë.
Sipas terminologjisë speciale, emërtohen rreshtat e bazës së të dhënave "Records". Entrydo hyrje përmban informacione rreth një objekti individual.
Kolonat quhen "Fields". Do fushë përmban një parametër të veçantë për të gjitha regjistrimet.
Kjo do të thotë, korniza e çdo baze të të dhënave në Excel është një tabelë e rregullt.
Krijimi i tabelës
Pra, para së gjithash, duhet të krijojmë një tabelë.
- Ne hyjmë në titujt e fushave (kolonave) të bazës së të dhënave.
- Plotësoni emrin e regjistrave (rreshtave) të bazës së të dhënave.
- Ne vazhdojmë të mbushim bazën e të dhënave.
- Pasi të mbushet baza e të dhënave, ne formatojmë informacionin në të sipas gjykimit tonë (font, kufij, mbush, zgjedhje, vendndodhja e tekstit në lidhje me qelizën, etj.).
Kjo kompleton krijimin e kornizës së bazës së të dhënave.
mësim: Si të bëni një tabelë në Excel
Caktimi i atributeve të bazës së të dhënave
Në mënyrë që Excel ta perceptojë tabelën jo vetëm si një varg qelizash, por përkundrazi si një bazë të dhënash, duhet t'i caktohen atributet e duhura.
- Shko te skeda "Data".
- Zgjidhni të gjithë gamën e tabelës. Klikoni me të djathtën. Në menunë e kontekstit, klikoni në butonin "Cakto një emër ...".
- Në grafik "Emri" tregoni emrin që duam të emërojmë bazën e të dhënave. Një parakusht është që emri të fillojë me një letër, dhe nuk duhet të ketë hapësira. Në grafik "Gama" mund të ndryshoni adresën e zonës së tabelës, por nëse e zgjidhni si duhet, atëherë nuk keni nevojë të ndryshoni asgjë këtu. Mund të specifikoni me dëshirë një shënim në një fushë të veçantë, por ky parametër është opsional. Pasi të bëhen të gjitha ndryshimet, klikoni në butonin "OK".
- Klikoni në butonin "Save" në pjesën e sipërme të dritares ose shtypni shkurtoren e tastierës Ctrl + S, në mënyrë që të ruani bazën e të dhënave në hard disk ose media të largueshme të lidhur me PC.
Mund të themi që pas kësaj ne kemi tashmë një bazë të dhënash të gatshme. Ju mund të punoni me të në shtet ashtu siç prezantohet tani, por shumë mundësi do të kufizohen. Më poshtë do të diskutojmë se si ta bëjmë databazën më funksionale.
Rendit dhe filtro
Puna me bazën e të dhënave, para së gjithash, siguron mundësinë e organizimit, zgjedhjes dhe renditjes së regjistrave. Lidhni këto funksione në bazën e të dhënave tona.
- Ne zgjedhim informacionin e fushës me të cilën do të organizojmë. Klikoni në butonin "Renditja" e vendosur në shiritin në skedë "Data" në kutinë e veglave Rendit dhe filtro.
Renditja mund të bëhet në pothuajse çdo parametër:
- emri alfabetik;
- date;
- numri etj.
- Në dritaren tjetër që shfaqet, pyetja do të jetë nëse duhet të përdorni vetëm zonën e zgjedhur për renditje ose automatikisht ta zgjeroni atë. Zgjidhni zgjerimin automatik dhe klikoni në butonin "Renditja ...".
- Hapet dritarja e cilësimeve të renditjes. Në fushë Renditur nga specifikoni emrin e fushës përmes së cilës do të zhvillohet.
- Në fushë "Rendit" tregon saktësisht se si do të kryhet. Për një DB është më mirë të zgjidhni një parametër "Vlerat".
- Në fushë "Urdhër" tregoni në cilin renditje do të kryhet renditja. Për lloje të ndryshme informacioni, vlera të ndryshme shfaqen në këtë dritare. Për shembull, për të dhënat e tekstit - kjo do të jetë vlera "Nga A në Z" ose "Nga Z në A", dhe për numerike - "Ngjitje" ose "Zbritje".
- Shtë e rëndësishme të siguroheni që rreth vlerës "Të dhënat e mia përmbajnë tituj" kishte një shenjë kontrolli. Nëse nuk është kështu, atëherë duhet ta vendosni.
Pasi të keni futur të gjithë parametrat e nevojshëm, klikoni në butonin "OK".
Pas kësaj, informacioni në bazën e të dhënave do të klasifikohet sipas cilësimeve të specifikuara. Në këtë rast, ne renditemi sipas emrave të punonjësve të ndërmarrjes.
- Një nga mjetet më të përshtatshëm kur punoni në një bazë të dhënash Excel është autofilter. Ne zgjedhim të gjithë gamën e bazës së të dhënave në bllokun e cilësimeve Rendit dhe filtro klikoni në butonin "Filter".
- Siç mund ta shihni, pas kësaj në qelizat me emrat e fushës piktograme u shfaqën në formën e trekëndëshave të përmbysur. Ne klikojmë në ikonën e kolonës, vlera e së cilës do të filtrojmë. Në dritaren që hapet, zgjidh vlerat me të cilat duam të fshehim rekordet. Pasi të keni bërë zgjedhjen, klikoni në butonin "OK".
Siç mund ta shihni, pas kësaj, rreshtat që përmbajnë vlerat nga të cilat ne nuk kemi kontrolluar ishin fshehur nga tabela.
- Për t'i kthyer të gjitha të dhënat në ekran, klikojmë në ikonën e kolonës që është filtruar dhe në dritaren që hapet, kontrolloni kutitë pranë të gjitha artikujve. Pastaj klikoni në butonin "OK".
- Në mënyrë që të hiqni plotësisht filtrimin, klikoni në butonin "Filter" në shirit.
mësim: Renditni dhe filtroni të dhënat në Excel
Kërko
Nëse ka një bazë të dhënash të madhe, është e përshtatshme ta kërkoni atë duke përdorur një mjet të veçantë.
- Për ta bërë këtë, shkoni te skedari "Home" dhe në shiritin në kutinë e veglave "Editing" klikoni në butonin Gjeni dhe nënvizoni.
- Hapet një dritare në të cilën dëshironi të specifikoni vlerën e dëshiruar. Pas kësaj, klikoni në butonin "Gjeni tjetër" ose Gjeni të Gjithë.
- Në rastin e parë, qeliza e parë në të cilën ka një vlerë të caktuar bëhet aktive.
Në rastin e dytë, hapet e gjithë lista e qelizave që përmbajnë këtë vlerë.
mësim: Si të bëni një kërkim në Excel
Zonat e ngrirjes
Kur krijoni një bazë të dhënash, është e përshtatshme të rregulloni qelizat me emrat e regjistrave dhe fushave. Kur punoni me një bazë të dhënash të madhe - kjo është thjesht një kusht i domosdoshëm. Përndryshe, ju vazhdimisht duhet të kaloni kohë duke lëvizur nëpër fletë për të parë se cila rresht ose kolonë korrespondon me një vlerë të caktuar.
- Zgjidhni qelizën, zonën në pjesën e sipërme dhe të majtë të së cilës dëshironi të rregulloni. Do të vendoset menjëherë nën kokë dhe në të djathtë të emrave të shënimeve.
- Duke qenë në skedë "View" klikoni në butonin "Blloko zonat"të vendosura në grupin e mjeteve "Window". Në listën e lëshuar, zgjidhni vlerën "Blloko zonat".
Tani emrat e fushave dhe regjistrave do të jenë gjithmonë para syve tuaj, pa marrë parasysh sa larg ju lëvizni në fletën e të dhënave.
mësim: Si të vendosni një zonë në Excel
Zbrit listën
Për disa fusha të tabelës, do të jetë optimale të organizoni një listë drop-down, në mënyrë që përdoruesit, kur shtojnë rekorde të reja, të mund të specifikojnë vetëm disa parametra. Kjo është e rëndësishme, për shembull, për një fushë "Gjinia". Në të vërtetë, ekzistojnë vetëm dy mundësi: mashkull dhe femër.
- Krijoni një listë shtesë. Do të jetë më e përshtatshme ta vendosni atë në një fletë tjetër. Në të tregojmë listën e vlerave që do të shfaqen në listën rënëse.
- Zgjidhni këtë listë dhe klikoni mbi të me butonin e djathtë të miut. Në menunë që shfaqet, zgjidhni "Cakto një emër ...".
- Hapet një dritare tashmë e njohur për ne. Në fushën përkatëse, ne caktojmë një emër në rangun tonë, sipas kushteve të përmendura më lart.
- Ne kthehemi në fletë me bazën e të dhënave. Zgjidhni gamën në të cilën do të aplikohet lista lëshuese. Shko te skeda "Data". Klikoni në butonin Verifikimi i të dhënavevendosur në shiritin në kutinë e veglave "Puna me të dhëna".
- Hapet dritarja për kontrollimin e vlerave të dukshme. Në fushë "Lloji i të dhënave" vendoseni çelësin në pozicion "Lista". Në fushë "Burimi" vendosni shenjën "=" dhe menjëherë pas saj, pa hapësirë, shkruajeni emrin e listës së lëshuar, të cilën ne i dhamë pak më lart. Pas kësaj, klikoni në butonin "OK".
Tani, kur përpiqeni të futni të dhëna në rangun ku është vendosur kufizimi, shfaqet një listë në të cilën mund të zgjidhni midis vlerave të përcaktuara qartë.
Nëse përpiqeni të shkruani karaktere arbitrare në këto qeliza, do të shfaqet një mesazh gabimi. Do të duhet të ktheheni dhe të bëni një hyrje të saktë.
mësim: Si të bëjmë një listë poshtë në Excel
Sigurisht, Excel është inferior në aftësitë e tij ndaj programeve të specializuara për krijimin e bazave të të dhënave. Sidoqoftë, ai ka mjete që në shumicën e rasteve do të plotësojnë nevojat e përdoruesve që duan të krijojnë një bazë të dhënash. Duke pasur parasysh faktin se veçoritë e Excel, në krahasim me aplikacionet e specializuara, janë të njohura për përdoruesit e zakonshëm shumë më mirë, në këtë drejtim, zhvillimi i Microsoft ka madje disa avantazhe.
