Sa më shpesh të merrni dhe dërgoni letra, aq më shumë korrespondencë ruhet në kompjuterin tuaj. Dhe, natyrisht, kjo çon në faktin se disku shkon jashtë hapësirës. Gjithashtu, kjo mund të bëjë që Outlook thjesht të ndalojë së pranuari email. Në raste të tilla, duhet të monitoroni madhësinë e kutisë tuaj postare dhe, nëse është e nevojshme, të fshini letrat e panevojshme.
Sidoqoftë, për të liruar hapësirën, nuk është e nevojshme të fshihen të gjitha shkronjat. Më e rëndësishmja thjesht mund të arkivohet. Ne do të shpjegojmë se si ta bëjmë këtë në këtë udhëzim.
Në total, Outlook ofron dy mënyra për të arkivuar postën. E para është automatike dhe e dyta është manuale.
Arkivimi automatik i mesazheve
Le të fillojmë me mënyrën më të përshtatshme - kjo është arkivimi automatik i postës.
Përparësitë e kësaj metode janë që Outlook do të arkivojë postat elektronike vetë pa pjesëmarrjen tuaj.
Disavantazhet përfshijnë faktin se të gjitha letrat do të arkivohen, të nevojshme dhe të panevojshme.
Për të konfiguruar arkivimin automatik, klikoni në butonin "Opsione" në menunë "File".
Tjetra, shkoni te skedari "Advanced" dhe në grupin "Arkivi automatik", klikoni në butonin "Cilësimet e arkivit automatik".
Tani mbetet për të vendosur cilësimet e nevojshme. Për ta bërë këtë, kontrolloni kutinë "Arkivi automatik çdo ... ditë" dhe këtu vendosim periudhën e arkivimit në ditë.
Tjetra, konfiguroni cilësimet ashtu si dëshironi. Nëse dëshironi që Outlook të kërkojë konfirmim para se të filloni arkivimin, atëherë zgjidhni kutinë "Kërkesë para arkivit", nëse kjo nuk kërkohet, zgjidhja e kutisë dhe programi do të bëjë gjithçka vetë.
Më poshtë mund të konfiguroni fshirjen automatike të shkronjave të vjetra, ku gjithashtu mund të vendosni "moshën" maksimale të letrës. Dhe gjithashtu përcaktoni se çfarë të bëni me shkronjat e vjetra - zhvendosni ato në një dosje të veçantë ose thjesht fshini ato.
Pasi të keni bërë cilësimet e nevojshme, mund të klikoni në butonin "Apliko cilësimet në të gjithë dosjet".
Nëse dëshironi të zgjidhni dosjet që dëshironi të arkivoni vetë, atëherë në këtë rast do të duhet të futeni në pronat e secilës dosje dhe të konfiguroni vetë-arkivimin atje.
Dhe së fundi, klikoni "OK" për të konfirmuar cilësimet.
Për të anulluar arkivimin e automatizmit, do të jetë e mjaftueshme të zgjidhni kutinë "Arkivi automatik çdo ... ditë".
Arkivimi manual i letrave
Tani do të analizojmë metodën e arkivimit manual.
Kjo metodë është mjaft e thjeshtë dhe nuk kërkon ndonjë cilësim shtesë nga përdoruesit.
Në mënyrë që të dërgoni një letër në arkiv, ju duhet ta zgjidhni atë në listën e letrave dhe të klikoni në butonin "Arkivi". Për të arkivuar një grup shkronjash, mjafton të zgjidhni shkronjat e nevojshme dhe pastaj shtypni të njëjtën buton.
Kjo metodë gjithashtu ka të mirat dhe të këqijat e saj.
Pluses përfshijnë faktin që ju vetë zgjidhni që letra kërkojnë arkivim. Epo, minus është arkivimi manual.
Kështu, klienti i postës Outlook u siguron përdoruesve të tij disa opsione për krijimin e një arkivi letrash. Për më shumë besueshmëri, ju mund të përdorni të dy. Kjo do të thotë, për fillestarët, konfiguroni vetë-arkivimin dhe më pas, sipas nevojës, dërgoni letra në arkiv vetë, dhe fshini ato të panevojshme.
