Kur zhvilloni projekte të mëdha, forca e një punonjësi shpesh nuk është e mjaftueshme. Një grup i tërë specialistësh është i përfshirë në punë të tilla. Natyrisht, secila prej tyre duhet të ketë qasje në dokument, i cili është objekt i punës së përbashkët. Në këtë drejtim, çështja e sigurimit të njëkohshme të qasjes kolektive bëhet shumë urgjente. Excel ka në dispozicion mjetet e saj që mund ta sigurojnë atë. Le të kuptojmë nuancat e aplikacionit Excel në kushtet e njëkohshme të punës së disa përdoruesve me një libër.
Procesi i punës ekipore
Excel jo vetëm që mund të sigurojë qasje të përgjithshme në skedar, por gjithashtu zgjidh disa probleme të tjera që shfaqen gjatë bashkëpunimit me një libër. Për shembull, mjetet e aplikimit ju lejojnë të gjurmoni ndryshimet e bëra nga pjesëmarrës të ndryshëm, si dhe t'i aprovoni ose refuzoni ato. Ne do të zbulojmë se çfarë programi mund t'u ofrojë përdoruesve që janë përballur me një detyrë të ngjashme.
Sharing
Por ne të gjithë fillojmë të kuptojmë se si të ndajmë një skedar. Para së gjithash, duhet të thuhet që procedura për të mundësuar mënyrën e bashkëpunimit me një libër nuk mund të kryhet në server, por vetëm në kompjuterin lokal. Prandaj, nëse dokumenti ruhet në server, atëherë, para së gjithash, ai duhet të transferohet në PC tuaj lokal dhe atje të gjitha veprimet e përshkruara më poshtë duhet të kryhen tashmë.
- Pasi të krijohet libri, shkoni te skedari "Rishikimi" dhe klikoni në butonin "Qasja në libër"i cili ndodhet në bllokun e mjeteve "Ndryshimet".
- Pastaj aktivizohet dritarja e kontrollit të hyrjes së skedarit. Kontrolloni kutinë pranë parametrit në të. "Lejo përdoruesve të shumtë të modifikojnë librin në të njëjtën kohë". Tjetra, klikoni në butonin "OK" në fund të dritares.
- Një kuti dialogu shfaqet në të cilën ju kërkohet të ruani skedarin me ndryshimet e bëra në të. Klikoni në butonin "OK".
Pas hapave të mësipërm, ndarja e skedarit nga pajisje të ndryshme dhe nën llogari të ndryshme të përdoruesit do të jetë e hapur. Kjo tregon për faktin se në pjesën e sipërme të dritares pas titullit të librit shfaqet emri i mënyrës së hyrjes - "General". Tani skedari mund të transferohet përsëri në server.
Vendosja e parametrave
Përveç kësaj, të gjithë në të njëjtën dritare të hyrjes së skedarëve, mund të konfiguroni cilësimet e njëkohshme të funksionimit. Ju mund ta bëni këtë menjëherë kur të ndizni modalitetin e bashkëpunimit, ose mund t'i ndryshoni cilësimet pak më vonë. Por, natyrisht, vetëm përdoruesi kryesor që koordinon punën e përgjithshme me skedarin mund t'i menaxhojë ato.
- Shko te skeda "Lexo më shumë".
- Këtu mund të specifikoni nëse t’i mbani regjistrat e ndryshimeve, dhe nëse po, çfarë ore (përfshihet 30 ditë parazgjedhur).
Ai gjithashtu përcakton se si të azhurnoni ndryshimet: vetëm kur libri ruhet (si parazgjedhje) ose pas një periudhe kohe të caktuar.
Një parametër shumë i rëndësishëm është artikulli "Për ndryshimet në kundërshtim". Ai tregon se si duhet të sillet programi nëse disa përdorues janë duke redaktuar njëkohësisht të njëjtën qelizë. Si parazgjedhje, përcaktohet kushti i kërkesës së vazhdueshme, veprimet e të cilave nga pjesëmarrësit e projektit kanë avantazhe. Por ju mund të përfshini një gjendje të vazhdueshme, nën të cilën avantazh do të jetë gjithmonë ai që arriti të shpëtojë së pari ndryshimin.
Për më tepër, nëse dëshironi, ju mund të çaktivizoni opsionet e shtypjes dhe filtrat nga pamja personale duke mos kontrolluar artikujt përkatës.
Pas kësaj, mos harroni të kryeni ndryshimet e bëra duke klikuar në butonin "OK".
Hapja e një skedari të përbashkët
Hapja e një skedari në të cilin është aktivizuar ndarja ka disa veçori.
- Nisni Excel dhe shkoni te skedari "File". Tjetra, klikoni në butonin "Open".
- Fillon dritarja e hapur e librit. Shkoni në drejtorinë e serverit ose hard drive PC ku ndodhet libri. Zgjidhni emrin e saj dhe klikoni në butonin "Open".
- Hapet libri i përgjithshëm. Tani, nëse dëshirohet, ne mund të ndryshojmë emrin nën të cilin do të paraqesim ndryshimet e skedarëve në regjistër. Shko te skeda "File". Tjetra kalojmë në seksion "Parametrat".
- Në pjesën "General" ekziston një bllok cilësimesh "Personalizimi i Microsoft Office". Këtu në fushë "Emri i përdoruesit" Ju mund ta ndryshoni emrin e llogarisë tuaj në ndonjë tjetër. Pasi të keni përfunduar të gjitha cilësimet, klikoni në butonin "OK".
Tani mund të filloni të punoni me dokumentin.
Shikoni veprimet e anëtarëve
Bashkëpunimi siguron monitorim dhe koordinim të vazhdueshëm të veprimeve të të gjithë anëtarëve të grupit.
- Për të parë veprimet e kryera nga një përdorues specifik gjatë punës në një libër, duke qenë në skedë "Rishikimi" klikoni në butonin "Korrigjimet"i cili është në grupin e mjeteve "Ndryshimet" në shirit. Në menunë që hapet, klikoni në butonin Korrigjimet e nënvizimit.
- Hapet dritarja e rishikimit të patch-it. Si parazgjedhje, pasi libri të ndahet, gjurmimi i korrigjimeve ndizet automatikisht, siç dëshmohet nga një shënim tjetër pranë artikullit përkatës.
Të gjitha ndryshimet janë regjistruar, por në ekran si parazgjedhje ato shfaqen si shenja ngjyrash të qelizave në këndin e sipërm të tyre të majtë, vetëm që nga hera e fundit që dokumenti u ruajt nga një prej përdoruesve. Për më tepër, korrigjimet e të gjithë përdoruesve në të gjithë gamën e fletës janë marrë parasysh. Veprimet e secilit pjesëmarrës shënohen me një ngjyrë të veçantë.
Nëse rri pezull mbi një qelizë të shënuar, hapet një shënim, i cili tregon se nga kush dhe kur është kryer veprimi përkatës.
- Për të ndryshuar rregullat për shfaqjen e korrigjimeve, kthehemi në dritaren e cilësimeve. Në fushë "Me kohë" Opsionet e mëposhtme janë në dispozicion për të zgjedhur një periudhë për shikimin e ndreqjeve:
- ekran që nga ruajtja e fundit;
- të gjitha korrigjimet e ruajtura në bazën e të dhënave;
- ato që ende nuk janë parë;
- duke filluar nga data specifike e treguar.
Në fushë "User" ju mund të zgjidhni një pjesëmarrës specifik, korrigjimet e të cilit do të shfaqen, ose të lini një shfaqje të veprimeve të të gjithë përdoruesve përveç vetes.
Në fushë "Në varg", mund të specifikoni një gamë specifike në fletë, e cila do të marrë parasysh veprimet e anëtarëve të ekipit për t'u shfaqur në ekranin tuaj.
Përveç kësaj, duke kontrolluar kutitë pranë artikujve të veçantë, mund të aktivizoni ose çaktivizoni korrigjimet e theksuara në ekran dhe të shfaqni ndryshime në një fletë të veçantë. Pasi të jenë vendosur të gjitha cilësimet, klikoni në butonin "OK".
- Pas kësaj, veprimet e pjesëmarrësve do të shfaqen në fletë duke marrë parasysh cilësimet e futura.
Rishikimi i përdoruesit
Përdoruesi kryesor ka aftësinë të aplikojë ose të refuzojë redaktimet e pjesëmarrësve të tjerë. Kjo kërkon hapat e mëposhtëm.
- Duke qenë në skedë "Rishikimi"klikoni në butonin "Korrigjimet". Zgjidhni artikullin Pranoni / Refuzoni Korrigjimet.
- Tjetra, hapet një dritare e rishikimit të patch-it. Në të, ju duhet të bëni cilësime për zgjedhjen e atyre ndryshimeve që duam t'i aprovojmë ose hedhim poshtë. Operacionet në këtë dritare kryhen sipas të njëjtit lloj që kemi konsideruar në pjesën e mëparshme. Pasi të bëhen cilësimet, klikoni në butonin "OK".
- Dritarja tjetër tregon të gjitha korrigjimet që plotësojnë parametrat që kemi zgjedhur më herët. Pasi të keni nënvizuar një korrigjim specifik në listën e veprimeve dhe duke klikuar butonin përkatës të vendosur në fund të dritares nën listë, mund ta pranoni këtë artikull ose ta refuzoni atë. Ekziston edhe mundësia e pranimit ose refuzimit në grup të të gjitha këtyre operacioneve.
Fshij përdoruesin
Ka raste kur një përdorues individual duhet të fshihet. Kjo mund të jetë për shkak të faktit se ai e la projektin, dhe thjesht për arsye teknike, për shembull, nëse llogaria ishte futur gabimisht ose pjesëmarrësi filloi të punojë nga një pajisje tjetër. Në Excel ka një mundësi të tillë.
- Shko te skeda "Rishikimi". Në bllok "Ndryshimet" në shirit klikoni në butonin "Qasja në libër".
- Hapet dritarja e kontrollit të njohur të hyrjes në skedar. Në skedë "Edit" Ekziston një listë e të gjithë përdoruesve që punojnë me këtë libër. Zgjidhni emrin e personit që dëshironi të hiqni dhe klikoni në butonin "Delete".
- Pas kësaj, hapet një kuti dialogu, në të cilën paralajmërohet se nëse ky pjesëmarrës po redakton librin në këtë moment, atëherë të gjitha veprimet e tij nuk do të ruhen. Nëse jeni të sigurt në vendimin tuaj, atëherë klikoni "OK".
Përdoruesi do të fshihet.
Kufizimet e Përgjithshme të Librit
Fatkeqësisht, puna e njëkohshme me një skedar në Excel siguron një numër kufizimesh. Në një skedar të përbashkët, asnjë prej përdoruesve, përfshirë pjesëmarrësin kryesor, nuk mund të kryejë operacionet e mëposhtme:
- Krijoni ose modifikoni skriptet;
- Krijoni tabela
- Ndarja ose bashkimi i qelizave;
- Manipuloni me të dhënat XML
- Krijoni tabela të reja;
- Fshini fletët;
- Kryeni formatimin e kushtëzuar dhe një numër veprimesh të tjera.
Siç mund ta shihni, kufizimet janë mjaft domethënëse. Nëse, për shembull, shpesh mund të bëni pa punuar me të dhëna XML, atëherë pa krijuar tabela, nuk mund të imagjinoni të punoni në Excel. Tofarë duhet të bëni nëse keni nevojë të krijoni një tabelë të re, të bashkoni qelizat ose të kryeni ndonjë veprim tjetër nga lista e mësipërme? Ekziston një zgjidhje, dhe është mjaft e thjeshtë: duhet të fikni përkohësisht ndarjen e dokumenteve, të bëni ndryshimet e nevojshme dhe më pas të lidhni përsëri tiparin e bashkëpunimit.
Pamundësimi i ndarjes
Kur puna në projekt të përfundojë, ose, nëse është e nevojshme të bëni ndryshime në skedar, listën për të cilën folëm në seksionin e mëparshëm, duhet të fikni mënyrën e bashkëpunimit.
- Para së gjithash, të gjithë pjesëmarrësit duhet të ruajnë ndryshimet dhe të dalin nga skedari. Vetëm përdoruesi kryesor mbetet të punojë me dokumentin.
- Nëse keni nevojë të ruani regjistrin e operacionit pas heqjes së aksesit të përbashkët, atëherë, duke qenë në skedar "Rishikimi"klikoni në butonin "Korrigjimet" në shirit. Në menunë që hapet, zgjidhni "Theksoni korrigjimet ...".
- Hapet dritarja e nxjerrjes në pah. Cilësimet këtu duhet të rregullohen si më poshtë. Në fushë "Me kohë" parametri i vendosur "Të gjithë". Emrat e kundërt të fushës "User" dhe "Në varg" duhet të zgjidhni. Një procedurë e ngjashme duhet të kryhet me parametrin "Theksoni korrigjimet në ekran". Por përballë parametrit "Bëni ndryshime në një fletë të veçantë"përkundrazi, duhet të vendoset një shënim. Pasi të keni përfunduar të gjitha manipulimet e mësipërme, klikoni në butonin "OK".
- Pas kësaj, programi do të formojë një fletë të re të quajtur "Journal", i cili do të përmbajë të gjitha informacionet për redaktimin e këtij skedari në formën e një tabele.
- Tani mbetet për të çaktivizuar direkt ndarjen. Për ta bërë këtë, të vendosura në skedë "Rishikimi", klikoni në butonin që ne tashmë e dimë "Qasja në libër".
- Fillon dritarja e kontrollit të ndarjes. Shko te skeda "Edit"nëse dritarja ishte hedhur në një skedë tjetër. Cheonjoni artikullin "Lejo përdoruesve të shumtë të modifikojnë skedarin në të njëjtën kohë". Për të rregulluar ndryshimet klikoni në butonin "OK".
- Hapet një kuti dialogu në të cilën paralajmërohet se kryerja e këtij veprimi do të bëjë të pamundur ndarjen e dokumentit. Nëse jeni vërtet të sigurt në vendimin e marrë, atëherë klikoni në butonin "Po".
Pas hapave të mësipërm, ndarja e skedarëve do të mbyllet dhe regjistri i patch-it do të pastrohet. Informacioni për operacionet e kryera më parë tani mund të shihet në formën e një tabele vetëm në një fletë "Journal"nëse veprimet e duhura për të ruajtur këtë informacion janë ndërmarrë më parë.
Siç mund ta shihni, programi Excel ofron mundësinë për të mundësuar ndarjen e skedarëve dhe punën e njëkohshme me të. Përveç kësaj, duke përdorur mjete të posaçme mund të gjurmoni veprimet e anëtarëve individualë të grupit të punës. Kjo mënyrë ka ende disa kufizime funksionale, të cilat, megjithatë, mund të shmangen duke çaktivizuar përkohësisht qasjen e përbashkët dhe kryerjen e operacioneve të nevojshme në kushte normale të punës.
