Kur punoni me tabela, shpesh ka raste kur, përveç shumave të përgjithshme, është e nevojshme të rrëzoni ato të ndërmjetme. Për shembull, në tabelën e shitjeve të mallrave për muajin, në të cilin secila rresht individual tregon sasinë e të ardhurave nga shitja e një lloji të veçantë produkti në ditë, mund të shtoni nënpotale ditore nga shitja e të gjitha produkteve, dhe në fund të tabelës tregoni shumën e të ardhurave totale mujore për ndërmarrjen. Le të zbulojmë se si mund të bëni subtotale në Microsoft Excel.
Kushtet për përdorimin e funksionit
Por, për fat të keq, jo të gjitha tabelat dhe grupet e të dhënave janë të përshtatshme për të aplikuar subtotalet ndaj tyre. Kushtet kryesore përfshijnë si më poshtë:
- tabela duhet të jetë në formatin e një zone normale të qelizave;
- kreu i tabelës duhet të përbëhet nga një rresht, dhe të vendoset në rreshtin e parë të fletës;
- tabela nuk duhet të përmbajë rreshta me të dhëna boshe.
Krijoni nën-tota
Në mënyrë që të krijoni nëntotale, shkoni te skedari "Të dhëna" në Excel. Zgjidhni çdo qelizë në tabelë. Pas kësaj, klikoni në butonin "Subtotal", i cili është vendosur në shiritin në kutinë e veglave "Struktura".
Tjetra, hapet një dritare në të cilën dëshironi të konfiguroni prodhimin e nënkotave. Në këtë shembull, ne duhet të shohim të ardhurat totale për të gjitha produktet për çdo ditë. Vlera e datës është e vendosur në kolonën me të njëjtin emër. Prandaj, në fushën "Sa herë që ndryshoni në", zgjidhni kolonën "Data".
Në fushën "Operacioni", zgjidhni vlerën "Shuma", pasi duhet të godisim shumën për ditën. Përveç sasisë, janë në dispozicion shumë operacione të tjera, ndër të cilat janë:
- sasi;
- maksimale;
- të paktën;
- produkt.
Meqenëse vlerat e të ardhurave janë paraqitur në kolonën "Shuma e të ardhurave, fshij.", Pastaj në fushën "Shto shumat sipas", ne e zgjedhim atë nga lista e kolonave në këtë tabelë.
Përveç kësaj, duhet të kontrolloni kutinë, nëse nuk është e instaluar, pranë opsionit "Zëvendësoni shumat e tanishme". Kjo do t'ju lejojë të rillogaritni tabelën, nëse nuk jeni duke e bërë për herë të parë procedurën e llogaritjes së subtotaleve me të, për të mos kopjuar rekordin e të njëjtave totale në mënyrë të përsëritur.
Nëse kontrolloni kutinë "Fundi i faqes midis grupeve", atëherë kur shtypni, secili bllok i tabelës me nënbotat do të shtypet në një faqe të veçantë.
Kur kontrolloni kutinë përballë vlerës "Totalet nën të dhënat", nënkotot do të vendosen nën bllokun e linjave, shuma e së cilës është rreshtuar në to. Nëse zgjidhni këtë kuti, atëherë rezultatet do të shfaqen sipër vijave. Por, është vetë përdoruesi që përcakton se si është më i qetë. Për shumicën e individëve, është më e përshtatshme të vendosni totalet nën linja.
Pasi të keni përfunduar të gjitha cilësimet e nëntotaleve, klikoni në butonin "OK".
Siç mund ta shihni, nënttotalet u shfaqën në tryezën tonë. Për më tepër, të gjitha grupet e rreshtave të kombinuara nga një nëntotal mund të shemben thjesht duke klikuar në shenjën minus në të majtë të tabelës, përballë grupit specifik.
Kështu, është e mundur që të rrëzohen të gjitha rreshtat në tabelë, duke lënë të dukshme vetëm rezultate të ndërmjetme dhe totale.
Duhet gjithashtu të theksohet se gjatë ndryshimit të të dhënave në rreshtat e tabelës, subtotali do të rillogaritet automatikisht.
Formula "INTERMEDIATE. REZULTATET"
Për më tepër, është e mundur të shfaqni nënkotot jo përmes një butoni në shirit, por duke përfituar nga aftësia për të thirrur një funksion të veçantë përmes butonit "Fut funksionin". Për ta bërë këtë, pasi të keni klikuar në qelizën ku do të shfaqen subtotalet, klikoni në butonin e specifikuar, i cili ndodhet në të majtë të shiritit të formulës.
Hapësira e funksionit hapet. Ndër listën e funksioneve ne po kërkojmë artikullin "INTERMEDIATE. REZULTATET". Zgjidhni atë, dhe klikoni në butonin "OK".
Hapet një dritare në të cilën duhet të futni argumentet e funksionit. Në rreshtin "Numri i funksionit" duhet të shkruani numrin e njërës prej njëmbëdhjetë opsioneve për përpunimin e të dhënave, përkatësisht:
- vlera mesatare aritmetike;
- numri i qelizave;
- numri i qelizave të mbushura;
- vlera maksimale në grupin e të dhënave të zgjedhura;
- vlera minimale;
- produkti i të dhënave në qeliza;
- kampionimi i devijimit standard;
- devijimi standard i popullsisë;
- shuma;
- varianca e mostrës;
- variancë sipas popullsisë.
Pra, ne hyjmë në këtë numër atë veprim që duam të zbatojmë në një rast specifik.
Në kolonën "Lidhja 1" duhet të specifikoni një lidhje me grupin e qelizave për të cilat dëshironi të vendosni vlera të ndërmjetme. Lejohet prezantimi i deri në katër grupe të ndryshme. Kur shtoni koordinatat e një game të qelizave, menjëherë shfaqet një dritare për aftësinë për të shtuar gamën tjetër.
Meqenëse futja në një rang manuale nuk është e përshtatshme në të gjitha rastet, thjesht mund të klikoni në butonin e vendosur në të djathtë të formularit të hyrjes.
Në të njëjtën kohë, dritarja e argumentit të funksionit do të minimizohet. Tani thjesht mund të zgjidhni grupin e dëshiruar të të dhënave me kursorin. Pasi të futet automatikisht në formë, klikoni në butonin që gjendet në të djathtë të tij.
Dritarja e argumenteve të funksionit hapet përsëri. Nëse keni nevojë të shtoni një ose më shumë grupe të të dhënave, atëherë ne shtojmë sipas të njëjtit algoritëm siç përshkruhet më lart. Përndryshe, klikoni në butonin "OK".
Pas kësaj, subtotalet e diapazonit të zgjedhur të të dhënave do të gjenerohen në qelizën në të cilën ndodhet formula.
Sintaksa e këtij funksioni është si më poshtë: "INTERMEDIATE. REZULTATET (funksioni_number; adresat e array_cells). Në rastin tonë të veçantë, formula do të duket si kjo:" INTERIM. dhe manualisht, pa e thirrur Wizard Function, vetëm ju duhet të mbani mend të vendosni shenjën "=" përpara formulës në qelizë.
Siç mund ta shihni, ekzistojnë dy mënyra kryesore për formimin e rezultateve të ndërmjetme: përmes butonit në shirit, dhe përmes një formule të veçantë. Për më tepër, përdoruesi duhet të përcaktojë se cila vlerë do të shfaqet si një total: shuma, minimumi, mesatarja, vlera maksimale, etj.
