Për lehtësinë e punës me një grup të madh të të dhënave në tabela, ato gjithmonë duhet të porositen sipas një kriteri specifik. Përveç kësaj, për të përmbushur qëllimet specifike, nganjëherë i gjithë grupi i të dhënave nuk është i nevojshëm, por vetëm rreshta individuale. Prandaj, në mënyrë që të mos hutoheni në një sasi të madhe informacioni, një zgjidhje racionale është të organizoni të dhënat dhe t'i filtroni ato nga rezultatet e tjera. Le të zbulojmë sesi radhiten dhe filtrohen të dhënat në Microsoft Excel.
Renditje e lehtë e të dhënave
Renditja është një nga mjetet më të përshtatshme kur punoni në Microsoft Excel. Duke përdorur atë, ju mund të rregulloni rreshtat e tabelës në rend alfabetik, sipas të dhënave në qelizat e kolonës.
Renditja e të dhënave në Microsoft Excel mund të kryhet duke përdorur butonin "Rendit dhe Filter", i cili ndodhet në skedën "Shtëpi" në shiritin në shiritin e veglave "Redaktimi". Por, së pari, duhet të klikojmë në çdo qelizë të kolonës me të cilën do të rendisim.
Për shembull, në tabelën e mëposhtme, duhet t'i renditni punonjësit me alfabet. Ne futemi në çdo qelizë të kolonës "Emri", dhe klikojmë në butonin "Rendit dhe Filter". Për të renditur emrat në mënyrë alfabetike, nga lista që shfaqet, zgjidhni "Rendit nga A në Z".
Siç mund ta shihni, janë vendosur të gjitha të dhënat në tabelë, sipas listës alfabetike të emrave.
Në mënyrë që të renditni në rendin e kundërt, në të njëjtin menu, zgjidhni butonin Renditni nga Z në A. "
Lista është riorganizuar në rend të kundërt.
Duhet të theksohet se ky lloj renditje tregohet vetëm me një format të të dhënave me tekst. Për shembull, në formatin numerik, tregohet renditja "Nga minimumi në maksimum" (dhe anasjelltas), dhe për formatin e datës, "Nga e vjetra në e re" (dhe anasjelltas).
Renditja me porosi
Por, siç mund ta shihni, me llojet e treguara të renditjes sipas një vlere, të dhënat që përmbajnë emrat e të njëjtit person janë rregulluar brenda një varg në një mënyrë arbitrare.
Por, nëse duam t’i renditim emrat në mënyrë alfabetike, por për shembull, nëse emri përputhet, sigurohuni që të dhënat të jenë rregulluar deri më tani? Për ta bërë këtë, si dhe për të përdorur disa karakteristika të tjera, të gjitha në të njëjtën menynë "Rendit dhe Filter", duhet të shkojmë te artikulli "Renditja me porosi ...".
Pas kësaj, hapet dritarja e cilësimeve të renditjes. Nëse tryeza juaj ka headers, ju lutem vini re se në këtë dritare duhet të ketë një shenjë kontrolluese pranë opsionit "Të dhënat e mia përmbajnë headers".
Në fushën "Kolona", tregoni emrin e kolonës me të cilën do të kryhet renditja. Në rastin tonë, kjo është kolona "Emri". Fusha "Rendit" tregon se cili lloj i përmbajtjes do të zgjidhet. Ekzistojnë katër opsione:
- vlera;
- Ngjyra e qelizave;
- Ngjyra e shkronjave;
- Ikonë e qelizave.
Por, në pjesën dërrmuese të rasteve, përdoret sendi "Vlerat". Isshtë vendosur si parazgjedhje. Në rastin tonë, ne gjithashtu do të përdorim këtë artikull të veçantë.
Në kolonën "Rendit" duhet të tregojmë në cilin renditje do të vendosen të dhënat: "Nga A në Z" ose anasjelltas. Zgjidhni vlerën "Nga A në Z".
Pra, kemi vendosur renditjen sipas njërës prej kolonave. Në mënyrë që të konfiguroni renditjen nga një kolonë tjetër, klikoni në butonin "Shto nivelin".
Shfaqet një grup tjetër fushash, të cilat duhet të plotësohen tashmë për t'u renditur nga një kolonë tjetër. Në rastin tonë, nga kolona "Data". Meqenëse formati i datës është vendosur në këto qeliza, në fushën "Order" ne nuk vendosim vlerat "Nga A në Z", por "Nga e vjetër në e re" ose "Nga e reja në e vjetër".
Në të njëjtën mënyrë, në këtë dritare mund të konfiguroni, nëse është e nevojshme, renditjen sipas kolonave të tjera sipas radhës së përparësisë. Kur të gjitha cilësimet janë përfunduar, klikoni në butonin "OK".
Siç mund ta shihni, tani në tabelën tonë të gjitha të dhënat janë renditur, para së gjithash, me emrat e punonjësve, dhe më pas, me datat e pagesës.
Por, kjo nuk është e gjitha mundësia e renditjes me porosi. Nëse dëshironi, në këtë dritare mund të konfiguroni renditjen jo sipas kolonave, por me rreshta. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin "Opsione".
Në dritaren e opsioneve të renditjes që hapet, zhvendosni kaloni nga pozicioni "Linjat e rangut" në pozicionin "Columns Range". Klikoni në butonin "OK".
Tani, në analogji me shembullin e mëparshëm, mund të futni të dhëna për renditje. Vendosni të dhënat dhe klikoni në butonin "OK".
Siç mund ta shihni, pas kësaj, kolonat ndërrohen sipas parametrave të futur.
Sigurisht, për tabelën tonë, të marrë si shembull, përdorimi i renditjes me ndryshimin e vendndodhjes së kolonave nuk është veçanërisht i dobishëm, por për disa tabela të tjera ky lloj renditje mund të jetë shumë i përshtatshëm.
Filtër
Përveç kësaj, Microsoft Excel ka një funksion të filtrit të të dhënave. Kjo ju lejon të lini të dukshme vetëm të dhënat që i konsideroni të nevojshme dhe t'i fshehni pjesën tjetër. Nëse është e nevojshme, të dhënat e fshehura gjithmonë mund të kthehen në modalitetin e dukshëm.
Për të përdorur këtë funksion, ne qëndrojmë në çdo qelizë në tabelë (dhe mundësisht në kokë), përsëri klikoni në butonin "Rendit dhe Filtroni" në shiritin e veglave "Redaktimi". Por, këtë herë, zgjidhni menunë "Filter" në menunë që shfaqet. Gjithashtu, në vend të këtyre veprimeve mund të shtypni thjesht kombinimin e tasteve Ctrl + Shift + L.
Siç mund ta shihni, në qelizat me emrat e të gjitha kolonave, u shfaq një ikonë në formën e një sheshi, në të cilën trekëndëshi i kthyer përmbys.
Ne klikojmë në këtë ikonë në kolonën sipas së cilës ne do të filtrojmë. Në rastin tonë, vendosëm të filtrojmë me emër. Për shembull, ne duhet të lëmë të dhënat vetëm për punonjësit e Nikolaev. Prandaj, zgjidh kontrollin e emrave të të gjithë punonjësve të tjerë.
Kur të përfundojë procedura, klikoni në butonin "OK".
Siç mund ta shihni, vetëm rreshtat me emrin e punonjësve Nikolaev kishin mbetur në tryezë.
Le ta komplikojmë detyrën, dhe të lëmë në tabelë vetëm të dhënat që kanë të bëjnë me Nikolaev për tremujorin e III të 2016-ës. Për ta bërë këtë, klikoni në ikonën në qelizën "Data". Në listën që hapet, zgjidhni muajt "maj", "qershor" dhe "tetor", pasi ato nuk i përkasin tremujorit të tretë, dhe klikoni në butonin "OK".
Siç mund ta shihni, mbeten vetëm të dhënat për të cilat na duhen.
Në mënyrë që të hiqni filtrin nga një kolonë specifike dhe të tregoni të dhëna të fshehura, përsëri klikoni në ikonën e vendosur në qelizë me titullin e kësaj kolone. Në menunë që hapet, klikoni në artikullin "Hiq filtrin nga ...".
Nëse dëshironi të rivendosni filtrin si një e tërë sipas tabelës, atëherë duhet të klikoni në butonin "Rendit dhe filtroni" butonin dhe zgjidhni "Pastroni".
Nëse duhet të hiqni plotësisht filtrin, atëherë, si kur e përdorni, në të njëjtin meny duhet të zgjidhni artikullin "Filter", ose shkruani shkurtoren e tastierës Ctrl + Shift + L.
Përveç kësaj, duhet të theksohet se pasi të kemi aktivizuar funksionin "Filter", kur të klikoni në ikonën përkatëse në qelizat e kokës së tabelës, funksionet e renditjes për të cilat folëm më lart bëhen të disponueshme në menunë që shfaqet: "Renditja nga A në Z" , Renditni nga Z në A dhe Renditur sipas Ngjyrave.
Mësimi: Si të përdorni autofilterin në Microsoft Excel
Tabela e zgjuar
Renditja dhe filtrimi gjithashtu mund të aktivizohen duke e kthyer zonën e të dhënave me të cilën po punoni në një tryezë të ashtuquajtur inteligjente.
Ekzistojnë dy mënyra për të krijuar një tryezë të zgjuar. Në mënyrë që të përdorni të parën prej tyre, zgjidhni të gjithë zonën e tryezës, dhe, duke qenë në skedën "Home", klikoni në butonin në shiritin "Format si tryezë". Ky buton është i vendosur në bllokun e mjeteve "Stilet".
Tjetra, zgjidhni një nga stilet që ju pëlqen në listën që hapet. Zgjedhja nuk do të ndikojë në funksionalitetin e tabelës.
Pas kësaj, hapet një kuti dialogu në të cilën mund të ndryshoni koordinatat e tabelës. Por, nëse më parë keni zgjedhur zonën si duhet, atëherë asgjë tjetër nuk duhet të bëhet. Gjëja kryesore është të theksohet se ekziston një shënim tjetër pranë parametrit "Tabela me kokë". Tjetra, thjesht klikoni në butonin "OK".
Nëse vendosni të përdorni metodën e dytë, atëherë gjithashtu duhet të zgjidhni të gjithë zonën e tabelës, por këtë herë shkoni në skedën "Fut". Nga këtu, në shiritin në kutinë e mjeteve Tabelat, klikoni në butonin Tabela.
Pas kësaj, si hera e fundit, hapet një dritare ku mund të rregulloni koordinatat e tabelës. Klikoni në butonin "OK".
Pavarësisht se si e përdorni kur krijoni një “tryezë të zgjuar”, do të përfundoni me një tabelë në qelizat e kokës së së cilës tashmë do të instalohen ikonat e filtrit të përshkruara më lart.
Kur klikoni në këtë ikonë, të gjitha funksionet e njëjta do të jenë të disponueshme si kur filloni filtrin në mënyrë standarde përmes butonit "Rendit dhe filtroni".
Mësimi: Si të krijoni një tabelë në Microsoft Excel
Siç mund ta shihni, mjetet për klasifikimin dhe filtrimin, nëse përdoren si duhet, mund t'i lehtësojnë shumë përdoruesit për të punuar me tabela. Ështja e përdorimit të tyre bëhet veçanërisht e rëndësishme nëse një grup shumë i madh i të dhënave regjistrohet në tabelë.
